| projektablauf |
Projekt, das; -[e]s, -e [lat. proiectumÿ= das nach vorn Geworfene, subst. 2. Part. von: proicere, projizieren]: [groß angelegte] geplante od. bereits begonnene Unternehmung; [groß angelegtes] Vorhaben © Duden - Deutsches Universalwörterbuch, 5. Aufl. Mannheim 2003 [CD-ROM] |
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Wie in der Definition des Dudens beschrieben, handelt es sich bei einem Projekt um eine groß angelegte, geplante Unternehmung. Um ein Projekt erfolgreich realisieren zu können, ist eine genaue Zieldefinition sowie eine genaue Planung von Terminen, Kosten und involvierten Personen (Ressourcen) notwendig. Je nach Projektumfang sind unterschiedliche Projektschritte zu definieren, deren Erreichbarkeit gemessen werden können (Meilenstein – Überprüfungen). Grundsätzlich wird ein Projekt in fünf Schritten durchgeführt: |
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I Analyse: Grundsätzlich muss die Ist-Situation bekannt sein. Hier ist es sinnvoll, diese von externen Personen feststellen zu lassen, damit eine objektive Darstellung der Ist-Situation erfolgen kann. II Konzeption: Es sind die Maßnahmen zu definieren, welche notwendig sind, um die Ziele erreichen zu können. Dabei handelt es sich um Veränderungen in den bestehenden Prozessen, Veränderungen der Arbeitstechniken, Einführung neuer unterstützender Instrumente usw. Neben der Frage „Wie können die Ziele erreicht werden?“ ist zugleich zu fixieren, wie der Zielerreichungsgrad zu messen ist, um den Fortschritt auch nachvollziehbar machen zu können. Ergebnis der Konzeptionsphase ist eine genaue Beschreibung der zukünftigen Prozesse (Soll-Prozess-Definitionen) sowie ein Projektplan, das Projektbudget und die internen wie externen Ressourcenaufwände. Außerdem wird eine Kosten-Nutzen-Rechnung erstellt, die eine nachhaltige Messung der umzusetzenden Verbesserungen ermöglicht. III Realisierung: In dieser Phase werden die definierten Prozesse im Detail umgesetzt; hierzu wird der Projektplan verfeinert und alle notwendigen Schritte bzw. Aktivitäten geplant. Es finden regelmäßige Statussitzungen statt, um den Projektfortschritt zu kontrollieren bzw. bei Abweichungen (inhaltlich wie auch bei Termin- und Kostenabweichungen) entsprechende Gegenmaßnahmen zu definieren und diese einfließen zu lassen. IV Pilotbetrieb bzw. Testbetrieb In dieser Projektphase werden – je nach Projekt (EDV-Projekt bzw. Geschäftsprozessverbesserungen) – bestimmte Teilbereiche produktiv eingesetzt bzw. ein Testbetrieb gestartet. Ziel dieser Phase ist es, in einem überschaubaren Rahmen zu testen, ob die realisierten Prozesse tatsächlich funktionieren bzw. welche Anpassungen noch notwendig sind. Dieser Projektschritt dient vor allem der Risikominimierung. V Produktivsetzung / Post-Going-Live-Support Ab einem bestimmten Zeitpunkt werden alle realisierten Veränderungen produktiv gesetzt und die involvierten Abteilungen arbeiten mit den neu definierten Prozessen. Hier kann es vorkommen, dass kleinere Abweichungen auftreten und rasch korrigiert werden müssen. Dies wird durch eine Nachbetreuung während der ersten Tage bzw. Wochen sichergestellt. Kritische Erfolgsfaktoren Der Projekterfolg hängt zusätzlich von Rahmenbedingungen ab, die sichergestellt werden müssen (kritische Erfolgsfaktoren):
Wie kann unterstützt werden? Durch eine temporäre Projektorganisation lassen sich - unabhängig von der Unternehmensgröße - schnell, effizient und kostengünstig Veränderungen in Betrieben realisieren. Das externe Projektmanagement muss folgende Anforderungen erfüllen (damit die gemeinsam definierten Ziele erreicht werden):
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